Proje iletişim yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve uygun şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi için gerekli süreçleri içerir. Proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü ekip üyeleriyle ve gerek organizasyon içi gerekse organizasyon dışı paydaşlarla iletişim kurmaya ayırırlar. Etkin bir iletişim, farklı kültürel ve organizasyonel geçmişleri, farklı deneyim düzeylerini ve projenin yürütülmesi ya da sonucuna ilişkin farklı bakış açılarını ve çıkarları birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı özelliklere sahip paydaşlar arasında bir köprü oluşturur.
Tanımı ise; İletişim yönetim planı çerçevesinde bilgilerin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai olarak tanzim edilmesi gibi işlemleri içeren bir süreçtir.
Neye ihtiyacımız var?
- İletişim Yönetim Planı
- Çalışma Performans Raporları
Nasıl yapılır?
- İletişim teknolojisi
- İletişim modelleri
- İletişim yöntemleri
- Bilgi yönetim sistemleri
- Performans raporlama
Ortaya ne çıkar?
- Proje iletişimi
Projeler yapısı itibariyle farklı disiplinlerden insanların bir arada çalışmasını zorunlu kılar. Proje ekibine katılan heterojen bir grubun proje hedefleri için farklı bakış açılara da sahip olacağı açıktır. İşte bu kişilerin ve fikirlerin veya ihtiyaçların bir arada yönetilmesi Proje Yöneticisinin görevidir. Bu çerçevede “Proje Yöneticisi, ekip içindeki iletişimi etkin olarak yönetmelidir” diyebiliriz.
İletişim, yönetilmesi en zor olan disiplindir. Çünkü projeye dahil olan insan sayısı artıkça bireyler arasındaki iletişim kanallarının sayısı katlanarak artar. Örneğin, 4 kişilik bir ekipte 6 adet iletişim kanalı varken, 5 kişilik bir ekipte 10 adet iletişim kanalı mevcuttur. (n*(n-1)/2)
Bunun yanısıra iletişimin bir çok aracı vardır; Sözlü, yazılı, vücut dili, söylemdeki vurgu, mimik hareketleri, ima etme vb. araçlar iletişimin takibini de zorlaştırmaktadır.
Projelerin başarısız olmasının arkasındaki en önemli problem iletişime gerektiği kadar önem vermemektir. Yanlış anlama, yanlış bilgi aktarma, iletişime kapalı olan insanlar, bireysel çatışmalar, kültürel farklılıklar projenin herhangi bir aşamasını kolayca planların dışına itebilir. Fark edilmesi zor olduğu gibi hatanın sorumlusunu bulmak da çoğu zaman mümkün değildir.
