Proje yönetimi bilgi alanlarından biri de kapsam yönetimidir. Kapsam (Scope), bir proje şeklinde sağlanacak ürünlerin, hizmetlerin ve sonuçların toplamıdır. Proje bağlamında kapsam terimi iki farklı anlama gelir;
- Ürün Kapsamı: Bir ürün, hizmet veya sonucu tanımlayan özellikler ve fonksiyonlar
- Proje Kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet veya sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalar.
Proje Kapsamı (Project Scope), belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır. Proje kapsamını yönetmek, öncelikle, projeye nelerin dâhil edileceğini ve nelerin dâhil edilmeyeceğini tanımlama ve kontrol etme işidir.
Bu bilgi alanının en temel çıktısı, Kapsam Yönetimi Planı (Scope Management Plan) olup, proje kapsamının nasıl planlanacağını, tanımlanacağını, nasıl geliştirileceğini, doğrulanacağını ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulup tanımlanacağını belirten belgedir.
Bu bilgi alanı, altı süreçten oluşmaktadır:
Kapsamın Planlaması, proje kapsamının tanımlanması, doğrulanması ve kontrolünün yapılması amacıyla yürütülecek işlemlerin planlanmasıdır. Gereksinimlerin Toplanması, paydaşların ihtiyaçlarının tanımlanması ve belgelenmesi sürecidir. Kapsamın Tanımlanması, ayrıntılı bir Proje Kapsam Bildirimi’nin hazırlanmasını içerir. Bu bildirim, başlıca teslimatlara, varsayımlara ve kısıtlar listesine dayanılarak oluşturulur. İş Kırılım Yapısının (İKY) Oluşturulması, proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılması sürecidir. İKY projenin toplam kapsamanı düzenler ve tanımlar. Kapsamın Doğrulanması, teslimatları müşteri ile gözden geçirip, tatmin edici şekilde tamamlandığının doğrulanması ve teslimatların müşteri tarafından resmi kabulünün sağlanmasını içerir. Kapsamın Kontrolü, proje kapsamının durumunun izlemesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.
Proje kapsamı tüm paydaşların katkıları ile belirlenir. Bu yüzden paydaş belirleme, kapsamı tanımlamanın en önemli girdilerinden biridir. Herhangi bir paydaşın atlanması, kapsamın eksik tanımlanmasına yol açabilir. Üzerinde anlaşmaya varılmış proje kapsamındaki keyfi veya kontrol dışı değişiklik istekleri, kapsam kayması (scope creep) olarak adlandırılır ve PMI-ism’e aykırıdır. Her bir değişiklik isteği, önce takvim, maliyet ve kapsam etkisi bakımından değerlendirilmelidir.
Proje Kapsam Yönetimi
